Als overheid zijn we verplicht onze burgers zo goed mogelijk te informeren. Dat doen we op een actieve manier via De Warmste Gazette, de website, sociale media, TamTam, … Maar om de openheid en de transparantie van de werking van het lokaal bestuur te bevorderen, voorziet de wetgever voor iedereen die dit wenst (burgers, verenigingen, bedrijven ...) de mogelijkheid om bestuursdocumenten te raadplegen. Dit noemen we de passieve openbaarheid. De wijze waarop een aanvraag dient te gebeuren en hoe het lokaal bestuur een aanvraag dient af te handelen, wordt beschreven in het Vlaams bestuursdecreet van 7 december 2018, Hoofdstuk 3 Toegang tot bestuursdocumenten. Dat kan via mail, op papier of via ons webformulier.
Belangrijk is wel te weten dat deze openbaarmaking zich beperkt tot bestaande documenten. Je kan de gemeente niet vragen om een nieuw document op te stellen met overzichten, berekeningen, enzovoort.
In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar, maar er zijn wel enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld:
- persoonsgegevens (privacy)
- documenten uitsluitend opgesteld ten behoeve van de strafvordering
- documenten die nog niet af zijn
- geheimhoudingsverplichting...
In de praktijk komt het erop neer dat de documenten die iemand aanvraagt, stuk voor stuk moeten worden onderzocht om na te gaan of er uitzonderingen van toepassing zijn. En dit moet gebeuren binnen een termijn van 20 dagen nadat de aanvraag in het register is ingeschreven. Deze termijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd tot 40 dagen (bijvoorbeeld wanneer er veel opzoekingswerk nodig is). Je wordt schriftelijk (per mail of brief) op de hoogte gebracht van de beslissing.