Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) biedt u meer gedetailleerde informatie in verband met de verwerking en bescherming van uw Persoonsgegevens door lokaal bestuur Wichelen, gevestigd te Oud Dorp 2 9260 Wichelen.
Als verwerkingsverantwoordelijken is de lokaal bestuur Wichelen immers verantwoordelijk voor het verwerken van uw Persoonsgegevens, in het kader van haar activiteiten.
WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN (WAARVOOR) VERWERKT?
§1. Persoonsgegevens (“Persoonsgegevens”) zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om u te identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks, bijvoorbeeld: naam en rijkregisternummer betreffen persoonsgegevens op basis waarvan u rechtstreeks geïdentificeerd kan worden; een combinatie van adres, leeftijd en geslacht betreft een persoonsgegeven op basis waarvan u onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.
De lokaal bestuur Wichelen verwerkt (cfr. een érg ruime interpretatie, onder meer: raadpleegt, slaagt op, werkt bij, gebruikt, ….) uw Persoonsgegevens – die zij van/via u of derden verkrijgt – voor de uitvoering van hun verschillende taken, inclusief diegene die niet wettelijk voorzien zijn, zoals (onder meer):
• Zaalverhuur;
• Verhuur van feestmateriaal;
• Verkoop van tickets voor activiteiten;
• Inschrijvingen voor jeugdatelier en jeugdwerking;
• Uitbetalen verschillende toelagen;
• Verzenden van elektronische nieuwsbrieven;
• …]
§2. Het type Persoonsgegevens dat verwerkt wordt verschilt naargelang de uitgeoefende taak.
Wij onderscheiden naast gewone Persoonsgegevens ook bijzondere Persoonsgegevens (“Bijzondere Persoonsgegevens”), hetgeen enerzijds gegevens zijn over gezondheid en anderzijds gegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn wat betreft de grondrechten en fundamentele vrijheden, met name gegevens waaruit raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische en biometrische gegevens evenals gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
Bijzondere Persoonsgegevens worden niet verwerkt, tenzij wettelijk verplicht en/of indien strikt noodzakelijk voor onze taken.
§3. U bent niet verplicht om uw Persoonsgegevens te verstrekken, tenzij u hiertoe wettelijk verplicht bent. Als u er evenwel voor kiest om dit niet te doen, dan kunnen we u in vele gevallen de betreffende diensten niet aanbieden, dan wel antwoord geven op de vragen die u hebt.
In voorkomend geval garandeert u dat de gegevens die u aan ons heeft meegedeeld aan u toebehoren of dat u de toestemming hebt deze te gebruiken en aan ons mede te delen.
§4. Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Hiervoor kunnen wij niet altijd je toestemming vragen. Stel dat je herkenbaar bent op een dergelijke foto of video, dan mag je ons vragen om deze te verwijderen. Wij zullen hiervoor het nodige doen.
Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal zullen wij van tevoren om je toestemming vragen.
OP WELKE BASIS VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Iedere verwerking van uw Persoonsgegevens zal steeds berusten op (minstens-) één van de rechtmatige grondslagen, zoals voorzien door artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Onze voornaamste grondslagen voor de verwerking van uw Persoonsgegevens:
- wettelijke verplichting: de verwerking van uw Persoonsgegevens is voorgeschreven door, respectievelijk noodzakelijk voor een wettelijke verplichting/opdracht;
- algemeen belang: de verwerking van uw Persoonsgegevens is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag uit te voeren;
- overeenkomst: de verwerking van uw Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, die u aangaat/ging met (°) of om op uw verzoek de nodige stappen te ondernemen om een overeenkomst aan te gaan;
- toestemming: u verleent ons actief, specifiek, ondubbelzinnig én met kennis van zake uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.
De verwerking van Bijzondere Persoonsgegevens zal daarnaast ook berusten op één van de daarvoor voorziene wettelijke uitzonderingen (bv. toestemming).
Wij zijn bereid om de specifieke rechtsgrond- en bovenvermelde wettelijke uitzondering(-en) die van toepassing is/zijn op de betreffende verwerking te verduidelijken.
HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS (IN BIJZONDER) VERWERKT?
§1. Behoudens uw uitdrukkelijke toestemming, zullen uw Persoonsgegevens door ons enkel verwerkt worden voor de doeleinden vermeld in deze Privacyverklaring alsook voor doeleinden die hiermee verenigbaar zijn.
U heeft het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor doeleinden, die onverenigbaar zijn met diegene in deze Privacyverklaring vermeld.
§2. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang tot bekendmaking, wijziging of vernietiging van uw Persoonsgegevens zonder uw toestemming te voorkomen.
De verwerking van de Persoonsgegevens waarover wij beschikken gebeurt, in eerste instantie, met gebruik van computers en/of IT-tools, waarbij organisatieprocedures en werkwijzen worden gevolgd die nauw aansluiten op de aangegeven doelen.
§3. In beginsel hebben enkel personen, die middels een arbeidsrelatie (inclusief statutaire personeelsleden) met ons zijn verbonden, toegang tot uw Persoonsgegevens. Dit met dien verstande dat deze toegang beperkt is tot de mate waarin de betrokken personen deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie en/of opdracht.
Daarnaast kunnen de Persoonsgegevens in bepaalde gevallen ook toegankelijk zijn voor bepaalde met de verwerking belaste personen of personen door ons als verwerker aangesteld (zoals externe technische serviceproviders, mailprogramma's, hostingproviders, IT-bedrijven, …).
Wij kunnen derden tevens toegang verlenen tot uw Persoonsgegevens, indien dit wettelijk verplicht wordt, inzonderheid op verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of de bevoegde politiediensten.
§4. Behoudens uitdrukkelijk anders aangegeven, worden uw Persoonsgegevens niet verwerkt voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvormingen die rechtsgevolgen voor u zullen hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk zullen treffen, zoals profilering.
DOORGIFTE VAN UW PERSOONSGEGEVENS?
§1. Er worden in principe geen Persoonsgegevens doorgegeven aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor het vervullen van taken, zoals voorzien in punt 1, inclusief de samenwerking met andere overheidsinstanties of derden (bv. leveranciers) of wordt opgelegd door of krachtens een wettelijke bepaling.
§2. De lokaal bestuur Wichelen heeft niet het voornemen om uw Persoonsgegevens door te geven aan een derde land (buiten de Europees Economische Ruimte).
HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
§1. Persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Persoonsgegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard, wanneer voor een dergelijke verwerking toestemming werd verleend en zolang deze toestemming niet wordt ingetrokken door de betrokkene(n).
Behoudens voormelde toestemming, kunnen Persoonsgegevens ook langer worden bewaard, indien dat vereist is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, het noodzakelijk is om (eventueel) juridische claims te kunnen opvangen/toezichthoudende autoriteiten te kunnen beantwoorden, alsook (uitsluitend) voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang of historisch/wetenschappelijk onderzoek.
§2. Na afloop van de bewaartermijn worden uw Persoonsgegevens in beginsel gewist. Daarom kan het recht op toegang, het recht op wissen, het recht op rectificatie en het recht op gegevensoverdraagbaarheid niet worden opgelegd na het verstrijken van de bewaartermijn.
WELKE ZIJN UW RECHTEN EN HOE KAN U DEZE UITVOEREN?
§1. In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving kan eenieder wiens Persoonsgegevens wij verwerken, behoudens wanneer één van de wettelijk voorziene uitzonderingen van toepassing is, een recht laten gelden op:
- Inzage: u heeft het recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw Persoonsgegevens en in casu inzage en/of kopie te verkrijgen van (o.m.) deze Persoonsgegevens;
- Rectificatie: ingeval u meent dat de Persoonsgegevens waarover wij beschikken onjuist of onvolledig zouden zijn, kan u verzoeken om een correctie of een vervollediging van deze Persoonsgegevens;
- Wissing: u kan verzoeken om uw Persoonsgegevens te wissen;
- Beperking: onder bepaalde omstandigheden kan u verzoeken om de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens. In dat geval zullen wij uw Persoonsgegevens niet verder verwerken voor andere doeleinden dan het opslaan ervan;
- Bezwaar: u beschikt over de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw Persoonsgegevens, wanneer deze verwerking berust op een andere rechtsgrond dan toestemming. Zo kan u, wanneer uw Persoonsgegevens worden verwerkt in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van een openbaar gezag, bezwaar maken tegen deze verwerking door ter rechtvaardiging van het bezwaar een reden op te geven die verband houdt met zijn of haar specifieke situatie.
- Intrekken van uw toestemming: ingeval een verwerking van uw Persoonsgegevens zou berusten op uw toestemming, dan hebt u steeds het recht om deze toestemming in te trekken, met dien verstande dat zulks geen afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking(en) op basis van uw toestemming voor de intrekking ervan;
- Gegevensoverdraagbaarheid: voor zover wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of voor zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij.
De uitoefening van deze rechten is -in beginsel- kosteloos en zal zo spoedig mogelijk -doch uiterlijk binnen de wettelijk voorziene termijnen- worden behandeld.
§2. Indien u één van bovengenoemde rechten wenst uit te oefenen, kan u een aangetekend schrijven richten aan: (°)
Gelieve steeds een kopie van de voor- en achterzijde van uw identiteitskaart mee te sturen, zodat wij u kunnen identificeren.
§3. In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving hebt u, naast de hierboven vermelde rechten, tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be).
HEEFT U NOG VRAGEN OF WENST U ONS TE CONTACTEREN?
Indien u vragen/opmerkingen zou hebben over deze Privacyverklaring en/of de verwerking van uw Persoonsgegevens door de lokaal bestuur Wichelen, dan kan u steeds onze functionaris gegevensverwerking (Data Protection Officer of DPO) contacteren via e-mail op privacy@wichelen.be.